I VANTAGGI DELLA CREAZIONE DEI SISTEMI
Chiunque voglia scalare la propria azienda deve imparare a delegare e creare sistemi.
Ci sono 3 motivazioni principali:
1 - Più un’azienda cresce, più attività ci sono da fare.
Questo è innegabile: più vendite fai, più pacchi ci sono da preparare, più ticket del customer care ci sono da gestire.
Certo questo è ovvio… l’imprenditore medio pensa “Beh quando crescerò, assumerò nuove persone.” Ma il vero problema non è l’assunzione, ma il tempo che ci si impiega nell’introdurre con efficacia nuovo personale in azienda.
Ogni azienda ha dinamiche completamente diverse, perciò quando si assume una nuova persona bisogna investire del tempo per farla entrare negli ingranaggi aziendali.
Avere delle procedure e dei sistemi ben precisi ti permette di rendere l’onboarding del nuovo personale veloce e quasi completamente autonomo.
Inoltre delle procedure ben definite ti permettono di esternalizzare facilmente parte dell’operatività a membri esterni, come liberi professionisti che non assumi direttamente.
2 - Il mondo digitale è sempre più complesso.
Se una volta un singolo professionista poteva fare Facebook Ads, Google Ads e Marketing Automation tutte insieme con un discreto risultato, adesso non è più possibile.
Il livello si alza sempre di più, e c’è sempre più bisogno di specialisti verticali in ogni attività per ottenere risultati oltre la media.
Quindi non puoi pensare che una singola persona si possa occupare di tutto mantenendo alta la qualità dell’output.
Creare dei sistemi e delle procedure ti permette di delegare le attività più ripetitive, quelle attività dove le qualità di un membro del team non sono sfruttate a pieno.
Così facendo sarai in grado di affidare ad ogni persona l’attività da fare in cui è più specializzata.
3 - Come Imprenditore o come Growth Manager devi pensare alla crescita e alla strategia, e non alle attività day by day.
Vedo ogni giorno imprenditori e manager completamente assorti dalle micro-task quotidiane, e non si prendono mai il tempo di pensare e ragionare.
Una delle task principali di un imprenditore e di un addetto alla crescita dovrebbe essere quella di prendersi un paio d’ore per non fare nulla, semplicemente uscire a fare una passeggiata senza nessuno stimolo esterno.
È proprio in questi momenti che si crea chiarezza sulla strada che deve intraprendere la propria azienda, e sulle strategie da applicare.
Avere dei sistemi e delle procedure 100% delegate ti permette di avere molto più tempo e fare lunghe passeggiate. Questo non solo migliora il tuo stile di vita, ma è una delle attività con il ROI più alto.
LA PROCEDURA PER LA CREAZIONE DI PROCEDURE
Ora dovresti avere ben chiaro l’importanza delle procedure e dei sistemi aziendali, ma come si fa a crearle?
Dopo anni a stretto contatto con imprenditori ho notato una cosa: tutti loro hanno ben presente l’importanza di delegare un’attività… nessuno di loro però sa come farlo.
Quello che ti consegnerò in questo articolo è una delle risorse più importanti che tu possa trovare online.
Io la chiamo “La procedura delle procedure”, ovvero la procedura su come creare procedure.
È una procedura che possiamo dividere in 7 step, vediamoli uno ad uno:
STEP 1 - Individuazione delle prime attività da delegare
STEP 2 - Osservazione e creazione della to-do list
STEP 3 - Messa in video
STEP 4 - Creazione del documento scritto
STEP 5 - Prima fase della delega
STEP 6 - Seconda fase della delega
STEP 7 - Ottimizzazione continua
STEP 1 📈
Individuazione delle prime attività da delegare
Probabilmente nel tuo giorno lavorativo tipico svolgi decine, se non centinaia, di attività diverse. Come capire dunque quali attività proceduralizzare e delegare per prima?
Ci sono 4 fattori principali che devi tenere a mente:
Ripetitività. Un esempio classico è l’imballaggio delle scatole e la spedizione.
Più una attività è meccanica e ripetitiva più è importante per te proceduralizzarla e delegarla. Come imprenditore o come consulente devi dedicarti ad attività con un ROI più alto e dove le tue qualità sono sfruttate al meglio.
Il tempo richiesto, ovvero quelle attività che ti trovi ad affrontare praticamente ogni giorno in maniera sistematica. Alla fine del mese sono spesso le attività che ti hanno portato via più tempo in assoluto.
In questo caso l’esempio classico per un ecommerce è il Customer Caring. Bisogna farlo ogni giorno e alla fine del mese sono parecchie ore di attività.
Facilità di delega, ovvero quanto sarebbe facile delegare questa singola attività. Facilità intesa sia a livello di costi sia a livello di tempo per poter trovare e formare una nuova figura.
Per esempio una task che riesci a delegare ad un libero professionista che trovi online ha una facilità elevata. Ci sono alcune attività interne invece per cui devi per forza assumere qualcuno, in questo caso la facilità è più bassa.
Aggiornamento tecnico necessario, devi tenere a mente anche delle competenze tecniche e/o specialistiche necessarie a svolgere un’attività. Infatti più una competenza è tecnica più è difficile da delegare.
Difficile però non significa “meno importante” da delegare, anzi più in una competenza è tecnica e necessita di aggiornamento, più è importante poterla delegare.
Facciamo il classico esempio delle Facebook Ads: fare advertising è una competenza tecnica che richiede un costante aggiornamento, ogni mese le regole del gioco cambiano in continuazione e per stare al passo è necessaria una costante formazione.
Perciò è di estrema importanza calcolare questo fattore, se vuoi scalare la tua azienda non puoi preoccuparti di studiare i nuovi obiettivi di campagna di Facebook… è molto meglio delegare questa attività ad un professionista o ad un team di specialisti.